Jak zarządzać transportem? 10 zalet systemu TMS

Zalety systemu TMS (systemu zarządzania transportem)

System TMS to oprogramowanie mające za zadanie umożliwić pomyślne funkcjonowanie procesów logistycznych oraz tych procesów, które współistnieją z działaniami logistycznymi w firmie. Mówiąc prościej, system TMS to miejsce, w którym wszystkie dane, pośrednio i bezpośrednio dotyczące logistyki w firmie, są w jednym miejscu. Pozwala to sprawnie nimi zarządzać. Niezbędność posiadania takiego narzędzia jest niepodważalna. Warto jednak dokładniej się przyjrzeć, jakie konkretnie korzyści mogą płynąć poprzez wdrożenie systemu zarządzania transportem (systemu TMS) w firmie.

1. Uniwersalność

System TMS to narzędzie, które jest niezbędne zarówno w małych, jak i dużych firmach. Mowa tutaj o wielkości pojmowanej poprzez obrót finansowy przedsiębiorstwa, wielkość taboru, czy ilość zatrudnionych pracowników. Również, jeśli chodzi o zasięg działania przedsiębiorstwa, system TMS jest oprogramowaniem, które powinny wdrożyć zarówno firmy działające w regionie, jak i np. firmy zajmujące się logistyką międzynarodową. Jednym słowem, w tym przypadku rozmiar nie ma znaczenia 

2. Wszystko w jednym miejscu!

Sprawny system TMS to swego rodzaju skarbiec danych przedsiębiorstwa. Skorzystają z niego:
    • spedytorzy planujący zlecenia transportu, 
    • dział floty otrzymujący alerty, kiedy w danym aucie należy dokonać wymiany oleju, czy zrobić przegląd, 
    • dział jakości weryfikujący poprawność zleceń i przebiegu transportu, 
    • dział finansowy kontrolujący terminowość płatności, 
    • zarząd, który ma wgląd we wszystkie procesy w firmie transportowej, 

Wszystko w jednym miejscu bez potrzeby wdrażania kilku oddzielnych systemów lub stosowania dodatkowych rozwiązań.

3. Dostępność

Jak na nowoczesne oprogramowanie informatyczne przystało, system TMS umożliwia pracę użytkownikom z każdego miejsca i o każdym czasie. Dzięki temu wspiera modny w ostatnich latach trend tzw. pracy zdalnej. Nie trzeba być w biurze firmy, żeby korzystać z systemu TMS, wystarczy jedynie łącze internetowe i dostęp do systemu nadany przez administratora.
4. Wsparcie przy organizacji transportu
System TMS to rozwiązanie, które początkowo powstało głównie z myślą o wsparciu procesów logistycznych. Dzięki funkcjonalności systemu zarządzania transportem, osoby zajmujące się planowaniem przewozu towarów w firmie będą w stanie wybrać najodpowiedniejsze auto, tzn. takie, które:

    • będzie najbliżej miejsca załadunku,  
    • terminowo dostarczy towar, 
    • posiada niezbędne wyposażenie. 

5. Komunikacja

Sprawne zarządzanie informacją wymaga oczywiście dobrej komunikacji. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której jedno auto zostanie zarezerwowane przez dwóch planistów na dwie różne trasy. Dzięki systemowi TMS i rzeczywistemu dostępowi oraz edycji danych, taki błąd nie będzie mieć miejsca. Drugi planista, sprawdzając dostępność floty, otrzyma informację, że pojazd został już wcześniej zarezerwowany. To znaczne ułatwienie procesu komunikacji w firmie, pozwalające jednocześnie na oszczędność czasu.

6. Finanse pod kontrolą

Jak już wspomnieliśmy, z systemu TMS korzystają również działy finansowe firmy. Skuteczny system TMS przypomni o zbliżających się terminach płatności - tych, które przedsiębiorstwo powinno poczynić względem swoich kontrahentów, jak i tych, które firma wkrótce otrzyma od klientów. Dzięki temu planowanie wydatków i całościowe zarządzanie finansami w firmie jest łatwiejsze.

7. Planowanie przyszłości

System TMS pomoże również zaplanować przyszłe procesy i działania firmy. Oprogramowanie daje dostęp do:

    • informacji o rodzajach transportu (np. critical transport), 
    • zasobów floty (np. chłodnie) 
    • geograficznego zakresu działania (transport krajowy i międzynarodowy). 

Na tej podstawie można wywnioskować co przynosi największy zysk dla firmy. Dzięki temu jesteśmy w stanie odczytać obecne trendy, a w przyszłości dopasować procesy w firmie i strategie do realiów rynkowych.

8. Zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie TMS

System TMS wspiera również działy HR. Rozliczanie diet kierowców i urlopów to funkcjonalności, które są szczególnie cenne i ułatwiają pracę administracji kadrowej.

9. Kontrola kosztów

W logistyce, jak w każdej branży, którą charakteryzuje duży obrót finansowy, bardzo ważna jest kontrola i możliwie największa redukcja kosztów. System TMS umożliwia dostęp do informacji dotyczących spalania lub awaryjności pojazdów. Dzięki temu wydatki przedsiębiorstwa można łatwiej kontrolować, a co za tym idzie mieć wpływ na ich optymalizacje.

10. Komfort pracy.

Jednym z wyzwań, z jakimi w dzisiejszych czasach musi się mierzyć biznes jest niedobór wykwalifikowanych pracowników. Gdy już zespół zostanie skompletowany, należy zapewnić mu jak najlepsze warunki pracy. Pomoże to osiągnąć wszystkie wspomniane powyżej korzyści. W dłuższej perspektywie pozwoli uniknąć frustracji pracowników, z powodu braku lub nieefektywności narzędzi niezbędnych do pracy. System TMS z pewnością zwiększy komfort pracy i optymalizację procesów we wszystkich działach w firmie transportowej.

Jaki system TMS wybrać?

Jednym z systemów, który posiada wszystkie wspomniane zalety jest Uniter.Pro. To więcej niż TMS, który oferuje wiele dodatkowych rozwiązań, ułatwiających zarządzanie procesami logistycznymi w firmie. Co istotne, system zarządzania transportem Uniter.Pro został stworzony przez praktyków branży TSL. Wdrożeniu towarzyszy szkolenie użytkowników, którzy uzyskują wsparcie również w trakcie korzystania z systemu Uniter.Pro. Klienci otrzymują też dokładne instrukcje w formie pliku.
Uniter.Pro to z pewnością narzędzie, które posiada wszystkie zalety klasycznego systemu TMS oraz pełni rolę platformy logistycznej, dzięki której zarządzanie transportem jest prostsze i efektywniejsze.