Szkolenie pracowników podczas wdrażania systemu Uniter.Pro

Instalacja nawet najbardziej zaawansowanego oprogramowanie nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli jego użytkownicy nie będą odpowiednio przeszkoleni. Szkolenie użytkowników jest kluczem do maksymalnego wykorzystania potencjału systemu TMS i osiągnięcia zamierzonych celów.

Dlaczego szkolenie jest tak ważne?

1. Zrozumienie funkcjonalności TMS

Każde oprogramowanie typu TMS oferuje szereg funkcji, które mogą różnić się w zależności od dostawcy. Szkolenie użytkowników pozwala na zapoznanie się z pełnym zakresem możliwości systemu, co jest kluczowe dla jego efektywnego wykorzystania. Użytkownicy, którzy rozumieją, jak działa program, są w stanie szybciej i sprawniej realizować codzienne zadania. Oprogramowanie od Uniter.Pro jest na tyle elastyczne, że każde wdrożenie odbywa się indywidualnie i jest skrojone na miarę potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dzięki przeprowadzeniu wstępnego audytu dotyczącego ustalenie celów biznesowych, jesteśmy w stanie odpowiednio przygotować cały proces planu późniejszego szkolenia. Jego czas, również uzależniony jest od konkretnych potrzeb danej firmy oraz jej wielkości.

Prawidłowo przeprowadzone szkolenie podczas wdrażania nowego systemu, takiego jak Uniter.Pro, powinno obejmować kilka kluczowych etapów:

1. Planowanie i przygotowanie

Przed rozpoczęciem szkolenia należy dokładnie zaplanować proces wdrożenia, określając cele, zakres oraz harmonogram. Każda firma ma specyficzne potrzeby i wymagania, dlatego program szkoleniowy powinien być dostosowany do konkretnej organizacji. Ważne jest, aby szkolenie obejmowało zarówno podstawowe funkcje TMS, jak i zaawansowane narzędzia, które będą wykorzystywane w codziennej pracy. Ważne jest również ustalenie wszystkich potrzebnych kroków z wyznaczonym zespołem wdrożeniowym. Szczegółowo o krokach konfiguracji systemu pisaliśmy we wcześniejszym artykule.

2. Szkolenia wstępne

Szkolenie powinno być dostosowane do różnych grup użytkowników, z uwzględnieniem ich roli w firmie oraz zakresu ich obowiązków.

Maksymalna konfiguracja i szkolenie IT

Pierwszym krokiem jest maksymalna konfiguracja systemu oraz przeprowadzenie szkolenia IT. Ważnym elementem jest automatyzacja procesów, która pozwala na oszczędność czasu i redukcję błędów. System Uniter.Pro oferuje funkcje automatycznego wypełniania i podpowiadania danych, co znacznie ułatwia pracę. Szkolenie IT obejmuje:

• Konfigurację systemu zgodnie z potrzebami firmy.
• Instrukcje dotyczące automatyzacji procesów.
• Szkolenie z zakresu zarządzania danymi.

Import i przeniesienie danych

Aby pracownicy mogli skupić się na kontynuacji swoich codziennych obowiązków, niezbędne jest sprawne przeprowadzenie importu i przeniesienia danych do nowego systemu. Dzięki temu minimalizuje się przerwy w pracy oraz redukuje stres związany z przejściem na nowy system. Szkolenie w tym zakresie obejmuje:

• Procedury importu danych.
• Przeniesienie kluczowych informacji z dotychczasowych systemów.
• Utrzymanie integralności danych podczas transferu.

Podstawy użycia interfejsu

Kolejnym krokiem jest zaznajomienie pracowników z podstawami użycia interfejsu systemu Uniter.Pro. Szkolenie obejmuje:

• Nawigację po interfejsie użytkownika.
• Wykorzystanie podstawowych funkcji systemu.
• Personalizację interfejsu według indywidualnych potrzeb użytkowników.

Szkolenie poszczególnych działów

Efektywne wdrożenie systemu wymaga, aby każdy dział w firmie był odpowiednio przeszkolony. Kluczowe jest zrozumienie, że dane wprowadzane przez jeden dział są wykorzystywane przez inne, co wymaga ścisłej komunikacji i współpracy. Szkolenie obejmuje m.in.:

• Dla Działu Floty - przygotowanie danych i zasobów.
• Dla Działu Operacyjnego -  wykorzystanie wprowadzonych danych do codziennych operacji.
• Dla Księgowości -  dokumentowanie finansów na podstawie dostarczonych informacji.
• Dla Działu Rozliczeń i Windykacji - zamykanie procesów na podstawie kompletnej dokumentacji.

Wdrożenie dodatkowych ewidencji

Oprogramowanie Uniter.Pro umożliwia wdrożenie dodatkowych ewidencji, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. Szkolenie w tym zakresie obejmuje:

• Tworzenie nowych ewidencji.
• Integrację dodatkowych danych z istniejącymi procesami.
• Utrzymanie aktualności i dokładności ewidencji.

Analiza wyników i raportowanie

Jednym z najważniejszych aspektów wdrożenia systemu jest umiejętność analizy wyników i raportowania. Szkolenie obejmuje:

• Wykorzystanie narzędzi analitycznych dostępnych w systemie Uniter.Pro.
• Tworzenie raportów i ich interpretacja.
• Wyznaczanie wskaźników do dalszych optymalizacji i pogłębiania procesów firmowych.

Dalsza pomoc merytoryczna

Po zakończeniu podstawowego wdrożenia i szkolenia, istotne jest zapewnienie pracownikom dalszej pomocy merytorycznej. Obejmuje to:

• Regularne aktualizacje systemu i szkolenia dotyczące nowych funkcji.
• Sesje Q&A i wsparcie techniczne.
• Dostęp do materiałów szkoleniowych i dokumentacji.

Niezwykle istotne jest zapewnienie stałego wsparcia technicznego oraz możliwości konsultacji z ekspertami systemu. Szkolenie to nie tylko jednorazowy proces. Ważne jest, aby użytkownicy mieli dostęp do wsparcia technicznego i merytorycznego na każdym etapie korzystania z TMS. Dobrze funkcjonująca linia wsparcia pozwala na szybkie rozwiązanie problemów i wątpliwości, co zwiększa efektywność pracy z systemem.

3. Testowanie i feedback

Należy mieć w świadomości że ten sam program do zarządzania transportem, używany przez pracowników, którzy nabierają wprawy powoduje to, że z czasem są efektywniejsi robiąc te same rzeczy.

Przeszkoleni użytkownicy są bardziej świadomi możliwego ryzyka i potrafią go unikać, co przekłada się na zwiększenie bezpieczeństwa operacji transportowych. Sprawne zarządzanie transportem przekłada się bezpośrednio na jakość obsługi klienta. Przeszkoleni pracownicy są w stanie szybciej i dokładniej realizować zamówienia, co zwiększa satysfakcję klientów i buduje pozytywny wizerunek firmy na rynku.

Podsumowanie

Szkolenie użytkowników to nieodzowny element efektywnego wykorzystania każdego nowego oprogramowania w firmie. Dzięki odpowiedniemu szkoleniu pracownicy zyskują niezbędną wiedzę i umiejętności, które pozwalają na optymalne wykorzystanie systemu. W efekcie firma może cieszyć się lepszą organizacją procesów transportowych, redukcją kosztów oraz zwiększeniem satysfakcji klientów. Inwestycja w szkolenie użytkowników to inwestycja w przyszłość i konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.