Telefon 
W artykule tym przedstawiamy szczegóły procesu wdrożenia systemu Uniter.Pro – platformy usprawniającej zarządzanie projektami i komunikację w zespołach. Skupimy się na kluczowych aspektach, takich jak ustalanie realistycznych celów oraz tworzenie szczegółowego harmonogramu z podziałem na etapy.
Plan testowy i wdrożeniowy: klucz do sukcesu
Pierwszym krokiem do skutecznego wdrożenia systemu Uniter.Pro jest ustalenie realistycznych celów oraz dokładne określenie potrzeb, które system ma zaspokoić. Ważnym elementem jest przygotowanie planu testowego, który pomoże sprawdzić działanie systemu w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Testy muszą obejmować kluczowe funkcjonalności oraz scenariusze użytkowania, zarówno w warunkach standardowych, jak i wyjątkowych.
Kolejnym krokiem jest stworzenie szczegółowego planu wdrożenia, który obejmuje harmonogram działań, odpowiedzialności członków zespołu oraz sposób monitorowania postępów. Plan powinien również uwzględniać strategie w razie napotkania problemów lub opóźnień.
Ustalenie celów wdrożenia: jakie wyzwania rozwiąże Uniter.Pro?
Zrozumienie wyzwań i potrzeb biznesowych jest fundamentem do określenia celów wdrożenia systemu Uniter.Pro, o czym szczegółowo pisaliśmy w poprzednim artykule. Ważne jest, aby przed wdrożeniem zidentyfikować obszary, w których system przyniesie największą wartość, takie jak:
- poprawa komunikacji w zespole,
- lepsze zarządzanie zasobami w projektach transportowych,
- unikanie błędów związanych z czynnikiem ludzkim.
Aby ustalić cele, zespół Uniter.Pro przeprowadza ankietę przedwdrożeniową, która zbiera szczegółowe informacje o firmie, jej strukturze oraz aktualnych procedurach. Taka ankieta pozwala stworzyć cele, które będą realistyczne i dostosowane do potrzeb użytkowników końcowych.
Szkolenie i zaangażowanie zespołu: klucz do udanego wdrożenia
Wdrożenie systemu TMS nie polega wyłącznie na technologii – równie ważni są ludzie. Szkolenia dla pracowników to istotny element, który zwiększa akceptację nowego rozwiązania i poprawia jego efektywność w codziennym użytkowaniu. Szkolenie powinno obejmować zarówno obsługę systemu, jak i zrozumienie, jak wpływa on na ogólną strategię firmy i procesy logistyczne.
Zaangażowanie zespołu od wczesnych etapów projektu sprzyja większej akceptacji systemu i lepszemu zrozumieniu jego funkcji.
Harmonogram wdrożenia: etapy wdrożenia systemu Uniter.Pro
Po ustaleniu celów, kluczowym krokiem jest stworzenie szczegółowego harmonogramu wdrożenia. Podział na etapy zapewnia lepszą organizację pracy oraz monitorowanie postępów wdrożenia.
1. Faza przygotowawcza: analiza i kontakt
Ta faza obejmuje analizę wstępną oraz niezbędne działania wstępne, takie jak:
- przygotowanie infrastruktury IT,
- szkolenie zespołu,
- zaplanowanie komunikacji wewnętrznej.
2. Prezentacja produktowo-szkoleniowa
Podczas prezentacji omawiane są zbieżności między funkcjami systemu a istniejącymi procesami w firmie.
3. Wdrożenie pilotażowe
Na tym etapie system jest wdrażany w małej skali, co pozwala na testowanie oraz zbieranie opinii od użytkowników przed pełnym wdrożeniem.
4. Instalacja demo
Testowanie pełnej wersji programu z możliwością konsultacji. Wersja demo jest dostępna dla 1 użytkownika bezterminowo.
5. Pełne wdrożenie
Po udanym pilotażu następuje pełne wdrożenie systemu w organizacji. Kluczowe jest monitorowanie wskaźników sukcesu oraz dostosowanie procesów.
Opcje dla klienta: dostosowanie wdrożenia do potrzeb firmy
W zależności od rozmiaru firmy i jej potrzeb, dostępne są różne opcje wdrożenia:
- Opcja 0 – klient darmowy – dostęp do materiałów do samodzielnej nauki (1 użytkownik).
- Opcja 1 – mały klient – krótkie szkolenie online (1-2 godziny dla 2 osób).
- Opcja 2 – średni i duży klient – pełne wdrożenie z dostosowanym harmonogramem i opieką posprzedażową.
Optymalizacja i wsparcie: ciągłe doskonalenie systemu
Po zakończeniu wdrożenia kluczowe jest ciągłe doskonalenie systemu i zapewnianie wsparcia użytkownikom. Otwarty feedback od użytkowników jest niezbędny do wprowadzania poprawek oraz dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb organizacji.
Podsumowanie
Sukces wdrożenia systemu Uniter.Pro nie kończy się w dniu „go-live”. Kluczowe jest ciągłe monitorowanie systemu, dostosowywanie go do bieżących potrzeb i pełne wykorzystanie jego potencjału. W kolejnych artykułach omówimy proces konfiguracji systemu TMS pod specyfikę działalności firmy transportowej.